La formation professionnelle constitue un enjeu majeur pour les entreprises françaises. Les employeurs ont des responsabilités légales et des obligations précises dans ce domaine, visant à maintenir l’employabilité de leurs salariés et à développer leurs compétences. Ce guide détaille les principales obligations des employeurs en matière de formation professionnelle, leurs implications concrètes et les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour s’y conformer efficacement.
Le cadre légal de la formation professionnelle en France
Le système français de formation professionnelle repose sur un cadre juridique complexe, issu de plusieurs réformes successives. Les principales lois qui régissent actuellement les obligations des employeurs sont :
- La loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel
- La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale
- Le Code du travail, notamment les articles L.6321-1 et suivants
Ces textes définissent les responsabilités des employeurs en matière de formation, les dispositifs existants et les modalités de financement. Ils s’appliquent à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.
L’un des principes fondamentaux posés par la loi est l’obligation d’adaptation des salariés à leur poste de travail. L’article L.6321-1 du Code du travail stipule que « l’employeur assure l’adaptation des salariés à leur poste de travail. Il veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations ».
Cette obligation générale se décline ensuite en plusieurs obligations spécifiques que nous allons détailler dans les sections suivantes. Il est primordial pour les employeurs de bien maîtriser ce cadre légal afin d’être en conformité et d’optimiser leur politique de formation.
L’obligation d’adaptation au poste de travail
L’obligation d’adaptation au poste de travail constitue le socle des responsabilités de l’employeur en matière de formation. Elle découle directement de l’article L.6321-1 du Code du travail cité précédemment.
Concrètement, cette obligation implique que l’employeur doit :
- Former le salarié lors de son embauche pour qu’il puisse occuper son poste
- Assurer une formation continue pour maintenir les compétences du salarié face aux évolutions du poste
- Former le salarié en cas de changement de poste au sein de l’entreprise
Ces formations d’adaptation doivent être prises en charge intégralement par l’employeur et réalisées sur le temps de travail. Elles concernent les compétences directement liées au poste occupé par le salarié.
Par exemple, pour un opérateur de production, l’employeur devra assurer :
- Une formation initiale sur les process et les machines utilisées
- Des formations régulières sur les nouveaux équipements installés
- Des mises à niveau sur les évolutions des normes qualité ou sécurité
Pour un commercial, cela pourra inclure :
- Une formation aux techniques de vente et à l’offre de l’entreprise
- Des formations sur les nouveaux produits ou services
- Des mises à jour sur les outils CRM utilisés
L’employeur doit être en mesure de justifier des actions mises en place pour adapter les compétences de ses salariés. En cas de manquement à cette obligation, il s’expose à des sanctions pour insuffisance de formation.
Évaluation des besoins d’adaptation
Pour remplir efficacement cette obligation, l’employeur doit mettre en place un processus d’évaluation régulière des besoins d’adaptation de ses salariés. Cela peut passer par :
- Des entretiens annuels d’évaluation
- Une veille sur les évolutions technologiques et organisationnelles du secteur
- Une analyse des écarts entre les compétences requises et celles détenues par les salariés
Sur cette base, un plan de formation ciblé pourra être élaboré pour combler les lacunes identifiées et maintenir l’employabilité des salariés sur leur poste.
Le plan de développement des compétences
Au-delà de la simple adaptation au poste de travail, l’employeur a tout intérêt à mettre en place une politique plus large de développement des compétences de ses salariés. C’est l’objet du plan de développement des compétences, qui a remplacé l’ancien plan de formation depuis la loi de 2018.
Le plan de développement des compétences regroupe l’ensemble des actions de formation mises en œuvre par l’employeur pour ses salariés. Il n’est pas obligatoire légalement, mais constitue un outil indispensable pour structurer la politique de formation de l’entreprise.
Ce plan peut inclure différents types d’actions :
- Des formations d’adaptation au poste (obligatoires)
- Des formations de développement des compétences
- Des bilans de compétences
- Des actions de validation des acquis de l’expérience (VAE)
L’élaboration du plan de développement des compétences relève de la responsabilité de l’employeur, mais doit se faire en concertation avec les représentants du personnel. Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le comité social et économique (CSE) doit être consulté sur les orientations de la formation professionnelle et sur le plan.
Le plan doit tenir compte à la fois :
- Des objectifs stratégiques de l’entreprise
- Des besoins en compétences identifiés
- Des souhaits d’évolution exprimés par les salariés
Il est généralement établi pour une durée d’un an, mais peut s’inscrire dans une vision pluriannuelle.
Financement du plan
Le financement du plan de développement des compétences est assuré par l’employeur. Depuis la réforme de 2018, les entreprises ne versent plus de contribution spécifique pour le plan de formation. Elles doivent financer directement les actions prévues dans leur plan.
Toutefois, les TPE et PME de moins de 50 salariés peuvent bénéficier d’un financement de leur OPCO (opérateur de compétences) pour certaines actions de formation.
L’employeur peut également mobiliser d’autres dispositifs pour compléter le financement de son plan, comme le FNE-Formation ou le CPF de transition professionnelle.
L’entretien professionnel : un outil clé
L’entretien professionnel est un dispositif obligatoire instauré par la loi du 5 mars 2014. Il constitue un outil fondamental pour l’employeur dans le cadre de ses obligations en matière de formation professionnelle.
Cet entretien doit être organisé tous les deux ans pour chaque salarié, quel que soit son contrat de travail. Il a pour objectif d’examiner les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer.
L’entretien professionnel doit aborder les points suivants :
- Le parcours professionnel du salarié
- Ses souhaits d’évolution
- Ses besoins en formation
- Les certifications qu’il pourrait obtenir
- L’utilisation éventuelle de son compte personnel de formation (CPF)
Il ne s’agit pas d’un entretien d’évaluation des performances, mais bien d’un temps d’échange sur le projet professionnel du salarié et les moyens de le réaliser.
L’employeur a l’obligation de formaliser le contenu de l’entretien dans un document écrit, dont une copie est remise au salarié.
L’état des lieux récapitulatif
Tous les 6 ans, l’entretien professionnel doit faire l’objet d’un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cet état des lieux permet de vérifier que le salarié a bénéficié au cours des 6 dernières années :
- Des entretiens professionnels prévus
- D’au moins une action de formation
- D’une progression salariale ou professionnelle
- D’éléments de certification par la formation ou par une VAE
Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, si ces critères ne sont pas remplis, l’employeur doit abonder le compte personnel de formation (CPF) du salarié à hauteur de 3000 euros.
L’entretien professionnel et l’état des lieux récapitulatif sont donc des outils cruciaux pour l’employeur. Ils lui permettent de remplir ses obligations légales tout en structurant sa politique de gestion des compétences et des carrières.
Les obligations spécifiques pour certaines catégories de salariés
Au-delà des obligations générales qui s’appliquent à tous les salariés, les employeurs ont des responsabilités particulières en matière de formation pour certaines catégories de personnel.
Les salariés en contrat d’alternance
Pour les apprentis et les salariés en contrat de professionnalisation, l’employeur a une obligation renforcée de formation. Il doit :
- Désigner un maître d’apprentissage ou un tuteur
- Assurer une formation pratique en entreprise
- Permettre au salarié de suivre la formation théorique prévue
- Inscrire le salarié aux examens
L’employeur bénéficie en contrepartie d’aides financières et d’exonérations de charges.
Les salariés en fin de carrière
Pour les salariés âgés de 45 ans et plus, l’employeur doit porter une attention particulière au maintien de l’employabilité. Cela peut se traduire par :
- Un entretien de mi-carrière pour faire le point sur les compétences
- Des actions de formation spécifiques pour s’adapter aux évolutions technologiques
- Des bilans de compétences pour envisager une éventuelle reconversion
Les salariés à temps partiel
Les salariés à temps partiel doivent bénéficier des mêmes droits à la formation que les salariés à temps plein. L’employeur doit veiller à leur proposer des formations adaptées à leur temps de travail et à leurs contraintes personnelles.
Les salariés en situation de handicap
Pour les travailleurs handicapés, l’employeur a une obligation renforcée d’adaptation du poste de travail et de formation. Il peut bénéficier pour cela d’aides spécifiques de l’Agefiph.
Ces obligations spécifiques visent à garantir l’égalité des chances en matière de formation professionnelle pour toutes les catégories de salariés, quels que soient leur âge, leur situation ou leur type de contrat.
Les sanctions en cas de non-respect des obligations
Le non-respect par l’employeur de ses obligations en matière de formation professionnelle peut entraîner différents types de sanctions.
Sanctions civiles
En cas de manquement à son obligation d’adaptation et de formation, l’employeur s’expose à des sanctions civiles :
- Dommages et intérêts pour le préjudice subi par le salarié
- Indemnisation en cas de licenciement pour insuffisance professionnelle si l’employeur n’a pas rempli ses obligations de formation
- Abondement correctif du CPF de 3000 euros dans les entreprises de 50 salariés et plus en cas de non-respect des obligations liées à l’entretien professionnel
Sanctions pénales
Certains manquements peuvent également entraîner des sanctions pénales, notamment :
- Une amende de 4500 euros en cas de non-respect des obligations liées à l’apprentissage
- Une amende de 7500 euros en cas d’obstacle à l’exercice des missions des organismes de formation
Sanctions administratives
L’inspection du travail peut par ailleurs prononcer des sanctions administratives, comme :
- Une mise en demeure de se conformer aux obligations de formation
- Une amende administrative en cas de non-respect persistant
Risques indirects
Au-delà de ces sanctions directes, le non-respect des obligations de formation fait courir à l’employeur d’autres risques :
- Perte de compétitivité de l’entreprise
- Démotivation et départ des salariés
- Difficultés en cas de restructuration ou de plan social
- Atteinte à l’image de l’entreprise
Il est donc dans l’intérêt de l’employeur de prendre au sérieux ses obligations en matière de formation professionnelle, non seulement pour éviter les sanctions, mais aussi pour bénéficier pleinement des avantages d’une politique de formation efficace.
Vers une approche stratégique de la formation professionnelle
Au-delà du simple respect des obligations légales, les employeurs ont tout intérêt à adopter une approche stratégique de la formation professionnelle. Celle-ci peut en effet constituer un levier puissant de performance et de développement pour l’entreprise.
Alignement avec la stratégie d’entreprise
La politique de formation doit être étroitement liée aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Elle doit permettre de :
- Anticiper les évolutions du marché et des métiers
- Développer les compétences clés pour l’avenir de l’entreprise
- Accompagner les transformations organisationnelles et technologiques
Par exemple, une entreprise qui souhaite se digitaliser devra mettre en place un plan de formation ambitieux sur les compétences numériques.
Développement de l’employabilité
Au-delà de l’adaptation au poste, la formation doit viser à développer l’employabilité globale des salariés. Cela passe par :
- L’acquisition de compétences transversales
- La préparation à d’éventuelles mobilités internes ou externes
- L’encouragement à la certification des compétences
Cette approche permet de fidéliser les talents tout en sécurisant les parcours professionnels.
Innovation pédagogique
Les employeurs doivent s’ouvrir aux nouvelles modalités de formation pour en maximiser l’efficacité :
- Formation en situation de travail (FEST)
- E-learning et blended learning
- Microlearning et mobile learning
- Réalité virtuelle et augmentée
Ces approches permettent de rendre la formation plus accessible, plus engageante et mieux adaptée aux contraintes opérationnelles.
Mesure de l’impact
Enfin, une approche stratégique de la formation implique de mesurer son impact réel sur la performance de l’entreprise. Cela peut se faire à travers :
- Des indicateurs de suivi des compétences acquises
- L’évaluation du retour sur investissement des actions de formation
- La mesure de l’impact sur la productivité, la qualité ou l’innovation
Cette mesure permet d’ajuster en continu la politique de formation et de justifier les investissements réalisés.
En adoptant une telle approche stratégique, les employeurs peuvent transformer leurs obligations en matière de formation professionnelle en un véritable atout pour leur compétitivité et leur développement.
Questions fréquentes sur les obligations de formation
Pour compléter ce guide, voici quelques réponses aux questions fréquemment posées par les employeurs sur leurs obligations en matière de formation professionnelle :
Quelle est la durée minimale de formation obligatoire par an ?
Il n’existe pas de durée minimale légale de formation par an et par salarié. L’obligation porte sur l’adaptation au poste et le maintien de l’employabilité, sans précision de durée. Toutefois, certaines conventions collectives peuvent prévoir des durées minimales.
Les formations peuvent-elles avoir lieu hors temps de travail ?
Les formations d’adaptation au poste doivent avoir lieu sur le temps de travail. Les autres formations peuvent se dérouler en tout ou partie hors temps de travail, avec l’accord du salarié et dans certaines limites (30 heures par an ou 2% du forfait pour les cadres au forfait).
L’employeur peut-il imposer une formation à un salarié ?
Oui, l’employeur peut imposer une formation nécessaire à l’adaptation au poste ou au maintien dans l’emploi. Le refus du salarié peut alors constituer une faute professionnelle. En revanche, les formations de développement des compétences nécessitent l’accord du salarié.
Que faire si un salarié refuse systématiquement les formations proposées ?
Si le refus concerne des formations d’adaptation au poste, cela peut justifier une sanction disciplinaire. Pour les autres types de formation, l’employeur doit chercher à comprendre les raisons du refus et proposer des alternatives. Il est recommandé de formaliser les propositions et les refus par écrit.
L’employeur doit-il financer le CPF de ses salariés ?
Non, le financement du CPF relève de la Caisse des dépôts et consignations. L’employeur peut toutefois choisir d’abonder le CPF de ses salariés pour certaines formations.
Comment gérer la formation des salariés en télétravail ?
Les salariés en télétravail ont les mêmes droits à la formation que les autres. L’employeur doit veiller à leur proposer des formations adaptées, éventuellement à distance, et à maintenir le lien avec l’entreprise à travers la formation.
Ces réponses donnent un aperçu des situations concrètes auxquelles les employeurs peuvent être confrontés dans la gestion de leurs obligations de formation. Il est recommandé de se référer aux textes légaux et à la jurisprudence pour des cas spécifiques, ou de consulter un expert en droit social.